Fallstudie - Enterprise-Procurement-Software für KI-gestützte Sourcing-Entscheidungen

Aus Daten wird eine Entscheidung

Im Einkauf fehlt es selten an Daten. Es fehlt an einer verlässlichen Verbindung zwischen Daten und Handlung. Transaktionen liegen im Spend-Tool, Lieferanteninformationen in mehreren Systemen und Vertragsdetails in Dokumenten. Namen, Kategorien und Zahlungsziele folgen unterschiedlichen Konventionen. Bevor ein Team eine Ausschreibung starten kann, muss es diese Informationen sammeln, prüfen und in eine brauchbare Struktur bringen.

Sourcera schließt diese Lücke. Die Plattform verarbeitet reale Einkaufsdaten aus Unternehmen, ordnet Lieferanten und Kategorien ein, erkennt mögliche Handlungsfelder und unterstützt die Vorbereitung von Sourcing-Initiativen. Der Anspruch ist nicht ein weiteres Dashboard. Sourcera soll aus vorhandenen Daten einen Arbeitsstand erzeugen, den Einkaufsteams prüfen und weiterführen können.

Schnellgeist arbeitete 2025 als Engineering-Partner direkt mit dem Sourcera-Team. Gemeinsam entwickelten wir eine produktionsreife Enterprise-Plattform für komplexe Datenflüsse und KI-gestützte Beschaffungsabläufe. Schnellgeist verantwortete zentrale Architekturentscheidungen und deren Umsetzung in produktivem Code.

Die geschäftliche Aufgabe

Beschaffungssoftware muss mit dem Bestand arbeiten, nicht mit einem idealisierten Datensatz. Ein Lieferant kann unter mehreren Rechtsträgern, Schreibweisen oder alten Marken auftreten. Derselbe Sachverhalt kann in einem System als Transaktion, in einem anderen als Kategorie und in einem dritten als Vertragsposition vorliegen. Eine unklare Zuordnung wirkt direkt auf Analysen und Empfehlungen. Deshalb war die Sicherstellung von Datenqualität von Anfang an Kernbestandteil des Produkts bei Sourcera.

Zugleich sollten KI-Funktionen nicht nur Text erzeugen. Sie mussten Daten nachvollziehbar verarbeiten, Spezialdienste koordinieren und Ergebnisse zur menschlichen Prüfung bereitstellen. Für Enterprise-Einkauf bedeutete das: wiederholbare Abläufe, klare Zustände, kontrollierte Fehlerbehandlung und Integrationen in vorhandene Systeme.

Das gemeinsame Ziel war damit klar: eine technische Grundlage, die unaufgeräumte Procurement-Daten annimmt und daraus einen belastbaren, prüfbaren Workflow macht.

Eine Plattform statt einzelner Prototypen

Schnellgeist half, aus einzelnen Funktionen eine gemeinsame, belastbare Plattform zu entwickeln. Eine modulare Architektur verbindet Datenimport, Analyse, KI-Workflows und Produktoberfläche über klare Schnittstellen. Lang laufende und parallele Verarbeitung wird zuverlässig koordiniert. So bleiben die einzelnen Bausteine unabhängig entwickelbar, ohne dass an ihren Übergängen Daten oder Kontext verloren gehen.

Dokumentverarbeitung, Lieferantenanreicherung, Opportunity-Analyse, Datennormalisierung und RfX-Erstellung lassen sich eigenständig betreiben und kontrolliert zu durchgängigen Workflows verbinden. Verarbeitungsschritte können parallel laufen, bei Fehlern gezielt wiederholt und mit bereits geprüften Zwischenergebnissen fortgesetzt werden. Menschliche Freigaben sind fester Bestandteil der Abläufe.

Für Sourcera war das ein wichtiger Schritt von isolierten KI-Versuchen zu einem System, das reale Arbeit zuverlässig tragen kann.

Datenpipelines für reale Einkaufsdaten

Ein Schwerpunkt von Schnellgeist lag auf den Datenwegen in die Plattform. Dazu gehörten Imports für Transaktionen, Organisationen, Kategorien, Accounts und Lieferantenbeziehungen. Die Pipelines erhalten Quellbezüge, vermeiden doppelte Datensätze und bereiten heterogene Eingaben für nachfolgende Analysen auf.

Die Integration mit bestehenden Plattformen wie Sievo und Ivalua erschließt Spend- und Transaktionsdaten aus einer bestehenden Umgebung und ermöglicht Dienste, die Lieferanten- und Sourcing-Daten anbinden und generierte RfX-Inhalte in bestehende Einkaufsprozesse zurückführen können. So kann Sourcera auf einer vorhandenen Systemlandschaft aufsetzen, statt deren Ersatz zu verlangen.

Auch Dokumente gehören zu diesem Datenbild. Services für Datenspeicherung, Texterkennung, Dokumentverarbeitung und Retrieval schaffen die Grundlage, Vertrags- und Ausschreibungsinhalte in KI-Workflows einzubeziehen. Schnellgeist setzte diese Kette um und stabilisierte ihre Verbindung zu Datenbank, Deployment und Produkt.

Entity Resolution als Kernfunktion

Lieferantendaten sind in Unternehmenssystemen häufig uneinheitlich und mehrfach vorhanden. Schnellgeist entwickelte die zentrale Entity-Resolution-Funktion, mit der Sourcera zusammengehörige Lieferanten, Rechtsträger und Konzernbeziehungen verlässlich zuordnet.

Die Funktion verbindet automatisierte Verarbeitung mit nachvollziehbaren Ergebnissen und gezielter menschlicher Prüfung. Damit schafft sie eine belastbare Datengrundlage für Analysen, Empfehlungen und nachgelagerte Sourcing-Workflows.

Agentische Workflows mit klaren Grenzen

Auf der bereinigten Datenbasis unterstützt Sourcera KI-gestützte Arbeitsabläufe. Das System analysiert Spend-Strukturen, Lieferantenfragmentierung und Konsolidierungsmöglichkeiten. Lieferantenanreicherung, Web-Recherche und Dokumentkontext können zusätzliche Evidenz liefern. Schnellgeist arbeitete an diesen Workflows und an der Orchestrierung, die sie produktionsfähig macht.

Der wesentliche Punkt: Der Agent erhält einen definierten Auftrag, typisierte Eingaben und einen kontrollierten Platz im Prozess. Er reduziert damit die vorbereitende Arbeit des Procurement-Mitarbeiters stark und liefert einen Stand, an dem dieser gezielt weiterarbeiten kann.

Betrieb, der zur Produktlogik gehört

Schnellgeist plante den produktiven Betrieb von Anfang an als Teil der Plattform. Dazu gehörten sichere Konfiguration, getrennte Umgebungen, kontrollierte Deployments sowie die Überwachung von Anwendungen, Datenverarbeitung und KI-Workflows.

Diese Anforderungen flossen direkt in Architektur und Entwicklung ein. So entstand eine technische Grundlage, die sich zuverlässig betreiben, gezielt weiterentwickeln und bei wachsender Nutzung skalieren lässt.

Das Ergebnis

Sourcera verfügt über eine produktionsreife B2B-Enterprise-Plattform, die reale Enterprise-Einkaufsdaten verarbeitet und KI-gestützte Sourcing-Workflows ermöglicht. Sie verbindet Datenaufnahme, Bereinigung, Entity Resolution, Analyse, Dokumentkontext und RfX-Vorbereitung in einer gemeinsamen technischen Grundlage.

Schnellgeist verantwortete zentrale technische Bausteine auf dem Weg von Rohdaten zu prüfbaren Sourcing-Entscheidungen. So verband das gemeinsame Team Fachlogik, KI und Product Engineering in einer belastbaren B2B-Plattform.

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